PRIVACYBELEID IVOO

De IVOO verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening aan gemeenten en steden en in het kader van de afvalinzameling.  Uiteraard gaat IVOO vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens om.  Deze persoonsgegevens betreffen de gegevens van de inwoners van het werkingsgebied van de IVOO, van personen die houder zijn van een tweede verblijf en personen die door een tweede verblijfhouder en de gemeente of stad worden erkend als medehouder van een tweede verblijf.

De IVOO is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de afvalinzameling en afvalverwerking waarvoor de IVOO instaat en dit in overeenkomst met de privacywetgeving en GDPR richtlijn. 

Doel van de verwerking:

De IVOO verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van haar dienstverlening voor de steden en gemeentes en voor zover noodzakelijk om de afvalinzameling zo klantvriendelijk mogelijk uit te voeren.

In het kader van haar dienstverlening verwerkt de IVOO persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

-          Afvalinzameling, waarbij adressen worden bijgehouden (grofvuil, …)

-          Inning kosten dienstverleningen IVOO

-          De beantwoording van vragen, het behandelen van meldingen en klachten met betrekking tot afvalinzameling

-          Communicatie en verstrekken van informatie over afvalinzameling

-          Naleving van wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen

-          identificatie-, contact- en bedrijfsgegevens in het kader van overheidsopdrachten,

-          identificatie-, contact- en bedrijfsgegevens in het kader van de uitvoering van de dagelijkse werking van IVOO (leveranciers, klanten, …),

-          …..

Formulieren/contacten waarin we persoonsgegevens van u vragen :

Op de website kan u verschillende formulieren terugvinden waar we persoonsgegevens van u vragen:

  • Aanvraagformulier grofvuilophaling: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw aanvraag te kunnen behandelen. Deze gegevens worden samen met de boekhoudkundige stukken 7 jaar bewaard. Na die 7 jaar worden uw gegevens niet langer bijgehouden.
  • Aanvraagformulieren voor bedrijfsbezoeken: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw aanvraag te kunnen behandelen. De e-mails i.vm. uw aanvraag voor een bedrijfsbezoek worden jaarlijks verwijderd (per boekjaar). De aanvraag wordt uitgeprint en deze gegevens worden samen met de boekhoudkundige stukken 7 jaar bewaard. Na die 7 jaar worden uw gegevens niet langer bijgehouden.
  • Aanvraagformulieren voor het gebruik van educatief materiaal: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw aanvraag te kunnen behandelen. Uw gegevens worden jaarlijks verwijderd na het afsluiten van het boekjaar.
  • Afgifteformulier voor storten van restafval/groenafval: deze gegevens worden enkel gebruikt voor de facturatie van de verwerkingskosten. Deze gegevens worden samen met de boekhoudkundige stukken 7 jaar bewaard. Na die 7 jaar worden uw gegevens niet langer bijgehouden.
  • Aanvraagformulier badge: deze gegevens worden gebruikt om u een badge te kunnen verlenen voor het aanvoeren van restafval en/of groenafval. We houden deze gegevens bij in ons softwareprogramma om u een badge te kunnen bezorgen en om de badge te (de)activeren. Deze gegevens worden samen met de boekhoudkundige stukken 7 jaar bewaard. Na die 7 jaar worden uw gegevens niet langer bijgehouden.
  • Algemene vraag klantendienst: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw vraag te kunnen beantwoorden. Uw gegevens worden jaarlijks verwijderd na het afsluiten van het boekjaar.
  • Klachten: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw klacht te kunnen behandelen. Uw gegevens worden afhankelijk van de aard van uw klacht verwijderd na het afsluiten van het boekjaar of na het beëindigen van de overeenkomst met de desbetreffende derde partij.
  • Contactformulier: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw vraag te kunnen beantwoorden. Uw gegevens worden maximaal  jaar bijgehouden.
  • Sollicitatieformulier: uw gegevens worden bijgehouden om u te kunnen contacteren in verband met uw sollicitatie. Ook na uw sollicitatie, kunnen uw gegevens bijgehouden worden in een werfreserve om u te kunnen contacteren in het geval van een passende vacature.
    Wanneer een sollicitatie weerhouden wordt, worden, in het kader van een wettelijke verplichting, de persoonsgegevens van de sollicitanten doorgegeven aan een extern selectie- en rekruteringsbureau, en een externe jury. Het gaat meer bepaald om identificaties- en contactgegevens en het CV van de sollicitanten.

Derden :

De IVOO wisselt persoonsgegevens uit met de steden en gemeenten in het kader van haar dienstverlening.

Daarnaast kan de IVOO voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden aan wie in dat kader persoonsgegevens kunnen worden verstrekt.  Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden verstrekt aan partijen die betrokken zijn bij de inzameling van afval, het onderhoud van de ICT-systemen en de levering van bestellingen.  Deze derden zullen deze gegevens uitsluitend verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.  De IVOO heeft met deze derden afspraken gemaakt over de wijze waarop met de persoonsgegevens mag worden omgegaan.  Zo is onder meer afgesproken dat de persoonsgegevens geheim moeten worden gehouden, adequaat moeten worden beveiligd en niet langer dan strikt noodzakelijk worden bijgehouden.

Persoonsgegevens zullen door de IVOO niet aan derden worden verstrekt voor commerciële doeleinden, tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor verleend.

In het kader van de opslag van persoonsgegevens en beheer van de IT systemen waarborgt de IVOO dat persoonsgegevens in België worden opgeslagen.

Boekhouding

De boekhoudkundige verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op klanten en leveranciers, in het kader om lopende overeenkomsten correct uit te voeren.

Als de overeenkomst niet correct wordt uitgevoerd ontstaan claims en openstaande schulden die moeten worden ingevorderd. Hierbij worden onvermijdelijk persoonsgegevens verwerkt. Het gaat meer bepaald om identificatie- en contactgegevens, bedrijfs- en financiële gegevens.

Overheidsopdrachten :

 

De IVOO schrijft geregeld prijsvragen uit in het kader van de wetgeving op overheidsopdrachten. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt van leverancier, aannemers en producenten. Meer bepaald gaat het om identificatie-, contact- en bedrijfsgegevens, CV en een aanvullende beschrijving. Intern worden deze gegevens bewaard op de server van IVOO en in de mailboxen. Deze gegevens zijn raadpleegbaar door de directeur, alle stafmedewerkers, de brigadier, de magazijnier, de administratie en de boekhouder. Deze gegevens worden mogelijks doorgegeven aan een extern studiebureau dat aangesteld is voor het nazicht van de offertes. Daarnaast houdt de verantwoordelijke ook een persoonlijk papieren dossier bij. Ook de Raad van Bestuur kan deze gegevens raadplegen.

 

Bezoekers/derden

Elke derde moet het bezoekersregister dat beschikbaar ligt in de controlezaal invullen. De gegevens ingevuld op het bezoekersregister zijn raadpleegbaar door iedereen. Deze gegevens worden minstens 3 maanden bewaard.

 

Preventie en veiligheid

Beheer arbeidsongevallen

In het kader van het beheer van voorkomende arbeidsongevallen binnen de onderneming, worden tal van persoonsgegevens verwerkt. Meer bepaald gaat het om identificatie- en contactgegevens van de betrokken werknemer en de geneesheer, de concrete omstandigheden van het ongeval, een medisch verslag van de geneesheer, een verslag van de preventieadviseur of de stafmedewerker productie, de bankrekeningnummer van de betrokken werknemer en eventuele kostennota’s. De gegevens worden ontvangen door de administratieve dienst, de preventieadviseur, de verzekeraar arbeidsongevallen en indien het ongeval wordt afgekeurd als arbeidsongeval de mutualiteit van de betrokken werknemer. De gegevens worden bewaard in een papieren dossier per arbeidsongeval, op de server van IVOO en in de online aangifte van de verzekeraar.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

Werknemers hebben bij de uitvoering van hun werk beschikking over de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM). Het gaat meer bepaald over identificatiegegevens en medische gegevens (verslag oogarts). Daarnaast worden ook de identificatie- en contactgegevens van de leverancier van de PBM verwerkt.

De gegevens worden ontvangen door de preventieadviseur en de leverancier. De preventieadviseur houdt het verslag van de oogarts niet bij maar hangt dit aan een bestelbon van de leverancier voor het bestellen van een veiligheidsbril. Die bestelbon wordt meegegeven met de betrokken werknemer naar de optiekwinkel. Daarnaast gaat de factuur en de bestelbon van de preventieadviseur ook naar de dienst boekhouding voor de facturatie.

Pers

Voor het opvolgen van de perswerking en de communicatie met journalisten en redacties worden de identificatie- en contactgegevens evenals gegevens in verband met het persmedium van de journalisten en redacteurs verwerkt. Deze gegevens worden bewaard in de mailboxen en op de server van IVOO.

 

Bewaartermijn :

Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden en in overeenstemming met de wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht en het bewaarbeleid van de IVOO. Deze info is terug te vinden in het register van de verwerkingsactiviteiten van IVOO.

Beveiliging :

De IVOO neemt de beveiliging van persoonsgegevens serieus.  De IVOO heeft een beveiligingsbeleid ontwikkelt om onder meer te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens in het kader van de afvalinzameling.  Dit beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door IVOO verzamelde persoonsgegevens, contacteer ons via dpo@ivoo.be.

 

Websitebezoek:

IVOO gebruikt alleen technische en functionele cookies bij een websitebezoek. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die we gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

IVOO kan op haar website gebruik maken van diensten van derden om het surfgedrag van de websitebezoekers op te volgen, te analyseren en daarover te rapporteren. De derde die dergelijke diensten levert aan IVOO, kan hiertoe anonieme gegevens verzamelen over het gebruik dat je maakt van de website van IVOO, met inbegrip van jouw gedrag op de website. Dergelijke data laat IVOO toe op te sporen waar er fouten in haar website kunnen zitten en hoe zij jouw gebruikservaring op haar website kan verbeteren.

 

Rechten:

Een verzoek met betrekking tot recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens in het kader van de afvalinzameling kan gericht worden aan de IVOO. Daarvoor vragen wij wel een bewijs van uw identiteit (kopie van identiteitskaart).

U heeft het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Daarnaast heeft u de mogelijkheid een klacht in de dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Vragen over deze privacyverklaring kunnen gericht worden aan

IVOO

o.v.v. privacyverklaring

Klokhofstraat 2

8400 Oostende

dpo@ivoo.be

 

 

Wijziging privacyverklaring

De IVOO kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website van IVOO gepubliceerd (www.ivoo.be). De IVOO raadt aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen zodat men op de hoogte blijft van wijzigingen.

 

Versie nummer 1